VEDTÆGTER
for Den selvejende institution
SUNDBY SAMLINGERNE

§ 1
SUNDBY SAMLINGERNE er en selvejende institution med hjemsted i Aalborg Kommune.
Institutionen er en sammenslutning af Nørresundby byhistoriske Samling med oprindelige vedtægter af 23. juni 1971 og af Sundby Hvorup sognehistoriske samling af 1. april 1966.

§ 2
Institutioner formål er at tilvejebringe, opbevare og drive lokalhistoriske samlinger/arkiver for såvel den tidligere Nørresundby købstad og den tidligere Sundby Hvorup sognekommune.
Arkiverne driver inden for rammerne af de retningslinier, som er vedtaget for det lokalhistoriske arkivarbejde i Aalborg kommune 
Ved udstillings- og formidlingsvirksomhed arbejdes for øget interesse for lokalhistorien, og ved et snævert samarbejde med uddannelsesinstitutionerne i kommunen fungerer samlingerne som et led i undervisningen for folkeskoler, gymnasier, seminarier samt i voksen- og fritidsundervisningen i kommunen.

§ 3
Samlingerne har til huse i de Aalborg kommune tilhørende ejendomme ” Bryggergaarden”, Gammel Østergade 8, Nørresundby, de i Urtehaven beliggende ” Rasch`s gård ”, Lindholmsvej 136 B, ” Pibemagerhuset ” og ” Brohuset ”, Frederik Raschsvej 9, Lindholm , samt Hvorupgaard. Med byrådets godkendelse i hvert enkelt tilfælde kan under institutionens virksomhed tillige inddrages andre lokaliteter, som bestyrelsen måtte finde det hensigtsmæssigt at disponere over til fremme af institutionens formål.

§ 4
Ejendommene stilles af kommunens gratis til rådighed for institutionen og kommunens af bygninger og grundenes vedligeholdelse og pasning forbundne udgifter.

§ 5
Institutioner midler tilvejebringer dels ved tilskud, gaver, arv eller andre bidrag fra private personer, pengeinstitutter, erhvervsvirksomheder eller på anden måde, dels ved tilskud fra det offentlige.
Det årlige kommunale tilskud fastsættes i forbindelse med vedtagelsen af ​​det kommunale budget.

§ 6
Institutionen administrerer af en bestyrelse på 7 personer, som udpeger således:
De 7 medlemmer vælger blandt Sundby Samlingers registrerede frivillige på det årlige efterårsmøde første gang i efteråret 2021.
Medlemmerne vælger for 2 årige perioder.
Formand og sekretær i 2 år i ulige år.
Næstformand og kasserer i 2 år i lige år.
2 medlemmer i 2 år i ulige år.
1 medlem i 2 år i lige år.
1 suppleant for en 2 årig periode i ulige år.
1 suppleant for en 2 årig periode i lige år.
Institutionens drift forestås af bestyrelsen.
Bestyrelsen kan supplere sig ved ad hoc opgaver, bl.a. med Nørresundby Erhvervsforening, bibliotekerne, skolerne og andre.

§ 7
Såfremt der på et tidspunkt bliver økonomisk mulighed for at ansætte en lønnet leder af Sundby Samlingerne, vil denne skulle virke under retningslinier, udstukket af den valgte bestyrelse.

§ 8
Bestyrelsen afgør inden for rammerne af disse vedtægter og det godkendte budget endeligt alle spørgsmål vedrørende institutionens virksomhed.
Afgørelserne træffes ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed gør formandens stemme udslaget.
I bestyrelsens møder deltager uden stemmeret den daglige leder af Urtehaven, samt en bygningssagkyndig fra Aalborg kommune.

§ 9
Formanden indkalder til bestyrelsens møder.
Indkaldelse sker efter bestyrelsens forudgående bestemmelse, eller når formanden derudover finder det fornødent, eller i øvrigt hvis til medlemmer begærer det.

Bestyrelsesmøde skal dog afholdes mindst 4 gange årligt, herunder i forbindelse med budgettets udarbejdelse og regnskabets aflæggelse.
Bestyrelsen fører forhandlingsprotokol, hvori dens beslutninger indføres. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

§ 10
Institutionen tegnes af formanden sammen med et andet bestyrelsesmedlem.
Til optagelse af lån med eller uden pant kræves hele bestyrelsens samtykke og underskrift på dokumentet.

§ 11
Institutioner regnskab føres af den valgte kasserer.
Det ved budgettet godkendelse bevilgede kommunale tilskud samt andre likvide midler indsættes på konto som administreres af den valgte kasserer.
Regnskabsåret følger kommunens, og regnskabet skal revideres af en bestyrelsen godkendt revisor.

Regnskabet skal i revideret stå være indsendt til Aalborg Kommune i henhold til kommunens regler for regnskabsaflæggelse i selvejende institutioner.

§ 12
Til ændring af vedtægterne eller institutionens opløsning kræves enstemmig beslutning i bestyrelsen samt godkendelse af kommunen.
I tilfælde af beslutning om institutionens opløsning skal de midler, der måtte være i behold, når alle forpligtelser er dækket, efter at samrådet stilles til anden rådighed for kommunen eller for en institution, der vil påtage sig at opbevare samlingerne for fremtiden.

§ 13
Disse vedtægter afløser vedtægter af 25. august 1998, samt ændring den 3. marts 2016.
Således vedtaget på bestyrelsesmøde i Sundby Samlingerne den 27. september 2021.